内定承諾から入社までにやるべき手続き

内定承諾から退職までの流れ

01【2カ月〜1カ月半前】現職に退職を申し出る

一般には、退職の1カ月以上前に意思表示をする必要があると就業規則で定めている企業が殆どですが、業務の引き継ぎや有休消化等の期間を考えると、退職希望日の2カ月〜1カ月半前には報告をすることが望ましいでしょう。民法では、2週間前にお伝えすれば、問題ないことになっておりますので、あまり早期にお伝し過ぎると現職から引き留めされることもございますので、適切なタイミングで申し出ることをお勧め致します。尚、突然の入社日の変更等は内定取消まで行かなくとも心証を損なう恐れがございますので、もし現職から想定外の引き留めにあってしまった場合や何らかしらの事情で入社日の変更を余儀なくされた場合は、お早めに担当キャリアアドバイザーへご相談するようにして下さい。

02【1カ月前〜】業務の引き継ぎ、退職届の提出など

会社へ報告のうえ退職日を確定させ、指示があれば「退職届」を提出します。そして退職報告は必ず直属の上司に報告して下さい。直属の上司が正しい報告ラインになります。稀に上司ではなく人事に報告してしまう方がおりますが、それは間違った流れですので、お気を付け下さい。また上司に伝える前に仲の良い同僚などに話をしてしまって、話がこじれてしまうケースがございますので、ご注意下さい。尚、上司ヘの報告の際、必ず会議室など個室で報告を行うことがエチケットになります。リモートワーク中心で就業している場合、まずメールやチャットで上席にお時間を取って頂き、出来ればビデオ通話や対面等の顔が見えるかたちで退職報告を行って下さい。その後、後任への業務の引き継ぎを進めるようにして下さい。よりスムーズに引き継ぎ作業をする為に、取引先の情報や仕事の進捗状況などを文字ベースで、きめ細かくまとめておきましょう。

03【1週間前〜】必要書類の受け取り、貸与物等の返却

最終出社日は、退職後に必要な書類の受領や会社から貸与された備品等を返却致します。書類には有休消化後に会社へ郵送で返却するものや、退職後に会社から送られてくるものもございます。行き違いによる貸与物の返却トラブルを起こさない為にも郵送時は、レターパック等のように配達記録が残るかたちでの郵送をお勧め致します。

04【転職先への入社準備開始】

退職日が決まり次第、転職先に退職日確定の報告を直接もしくはエージェント経由で行います。退職日確定後の引き継ぎ作業は、迅速且つ積極的に進めて行きましょう。

退職前迄に会社へ提出、返却する書類と注意点

01会社に提出、返却する書類

退職の際には会社から貸与されていたパソコン等の備品や健康保険の被保険者証等は現職へ全て返却します。退職時、業務上作成した企画書、図面、作品、顧客リスト等も返却の対象です。現在は会社から貸与されたパソコンで仕事をする場合が多いので、退職時にはパソコンに保存していたデータの整理も忘れずに行いましょう。また退職時のデータの持ち出しは、規約違反にあたることが多いので、十分に気を付けて下さい。立つ鳥跡を濁さずではないですが、次の職場にすっきりとした気持ちで入っていけるように、きちんと身辺整理をしてから円満退職して頂くことをお勧め致します。

02健康保険被保険者証

健康保険被保険者証は、いわゆる病院で提示する「保険証」になります。定期通院を伴う障害者の方にとっては、非常に大切なものになります。既に皆様ご存知だと思いますが、健康保険は加入者が会社を辞めた時点で脱退し、転職先の会社の健康保険に新たに加入します。有休消化などで最終出社日に直接返却できない場合は、後日郵送で返却致します。次の転職先が決まっていない方にとっては、保険証がお手元にない期間は、心理的に不安ですので、退職後は、早めに国民健康保険への切り替えや任意継続手続きを行って下さい。健康保険の任意継続とは、退職した企業の健康保険に2カ月以上加入していた場合、退職後も2年間継続できる制度です。退職するまでは所属企業と折半だった健康保険料が全額自己負担になりますが、収入によっては国民健康保険よりも安くなる可能性がありますので、双方の健康保険料を比較し、経済的負担を考えたうえで、最終決定しましょう。

尚、任意継続の手続きは、任意継続被保険者資格取得申出書をご記入のうえ、お住まいの住所地を管轄する協会けんぽ支部に退職日の翌日から20日以内にご提出下さい。資格取得と同時に、ご家族を被扶養者として手続きする場合は、資格取得申出書の2ページ目の「被扶養者届」をご記入のうえご提出下さい。その際、扶養の事実確認できる（生計維持していることを確認できる）書類添付が必要な場合があります。

03身分証明書や名刺など

社員証、入館証、社章、IDカードの社員証明や、通勤定期券、制服、パソコン、携帯電話等、会社から支給、貸与されていたものは全て退職時に返却します。またご自身の名刺や取引先の名刺等は会社の営業情報資産になる為、原則的に退職時に全て返却致します。また実務で知り得た機密情報等も社外への持ち出しは禁止されておりますので、こちらも十分にご注意下さい。

退職時に会社から受け取る書類一覧

01雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は雇用保険に加入していることを証明する書類で、失業保険の申請時に必要になります。普段は皆様のお手元には無く、入社時に交付されて、そのまま会社に預けているパターンが多い書類です。ちなみに雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入した際、資格取得確認通知書と共にハローワーク（公共職業安定所）から勤めている会社へ交付されます。また転職先でも雇用保険被保険者番号は引き継がれる為、転職先企業にも提出する必要がある重要な書類の一つですので、大切に取り扱いましょう。

02年金手帳

現在は少なくなってきておりますが、年金手帳は会社が保管しているケースもございますので、その場合は、退職時に必ず受け取りましょう。基礎年金番号通知書をお持ちの方は、現在は基礎年金番号を次の会社に伝えることで年金の手続きをしてもらうことが可能ですので、以前と比べて保管への負荷は減りました。尚、年金手帳は1950～1960年代から導入されて広く用いられていましたが、2022年3月に廃止されました。これらの動きは、主にマイナンバー制度の施行が理由です。 2022年4月以降は年金手帳が積極的に用いられず、代わりにマイナンバーや基礎年金番号通知書が多用されるようになっております。

年金手帳、基礎年金番号通知書は会社が従業員を雇い入れた際は、さまざまな入社の手続きが必要とされます。厚生年金については被保険者資格取得届を提出しなければならず、この届出には従業員の基礎年金番号を記入しなければなりません。この為、従業員には会社の求めに応じて年金手帳の提出や基礎年金番号の通知義務はございますが、そのまま年金手帳等を会社に預けることは義務づけられておりません。社内手続き処理が済んだ時点で社員へ返却を受けることは可能なものですので、ご自身のお手元で管理をなさりたい方は、会社のその旨をお申し付け下さい。

03　源泉徴収票

源泉徴収票は所得税の年末調整に必要な書類です。所得税法で、社員の退職後1ヶ月以内に交付すると決められています。源泉徴収票とは、会社から支払われた給与、ボーナス、退職金等の総支給額と、そこから差し引かれた所得税の金額が記載された書類です。会社から自分に対していくらの金額が支払われていて、その中からいくらの所得税を納めたのかが記載されています。

本来であれば所得税の納税義務は個人にあるので、個人が都度納税すべきものです。しかし、すべてを個人にゆだねてしまうと、手間が掛かるうえに、納税漏れが多発する可能性もあります。そこで給与等を個人に支払う前に税金を差し引いておき、会社が納税を代行する仕組みを取っているのです。

04年末調整とは（概念説明）

年末調整とは、簡単に言うと年末に「毎月、概算で支払っていた所得税を、正確に計算し直し、その差額をきちんと精算する」ことです。所得税は本来、その年、一年間の収入に対して金額が決まる税金ですので、本来一年分の総支給額が確定しないと、正確な金額が出せません。即ち12月の給与の計算が終わらないと、個人が納税しなければならない所得税の金額がわからないのです。しかし、一年分の収入が確定してから、一度に所得税を納めようとすると、その時の個人の経済的負担が大きくなり過ぎてしまう恐れがあります。そこで現在、源泉徴収による所得税の納税に採用されているのが概算払いという仕組みです。これは毎月の給与から所得税額を概算して給与から先に支払っておき、12月になった時点で、確定した所得税額と照らし合わせて、その差額分を精算するという流れです。これがいわゆる「年末調整」というものになります。

05退職証明書

退職証明書は、読んで字の如くですが、会社を退職していることを証明する書類です。転職先から退職証明書を求められる場合があるので、会社に事前に請求して受け取るようにしましょう。転職先に入社するまでブランクがある場合や、転職先が決まっていない場合は、健康保険の切り替え手続きに必要な場合がございます。

退職証明書に明記する項目は「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」の5つございますが、この5項目のうち、何の項目を記載するかは個人側（退職者）が選ぶことが出来ます。また、離職票発行の遅延や失業給付の手続きに使用しているなどの理由で離職票が手元になく、国民健康保険や国民年金の加入手続きが出来ない場合の代替書類としても使用可能です。

06転職先が決まっていても書類は出来るだけ受け取っておきましょう

離職票と源泉徴収票については、退職後に会社が手続きをする為、後日郵送等で受け取ることになります。
既に転職先が決まっている場合は、離職票や退職証明書等は必要ないですが、もし万一転職した会社を早期退職してしまった場合、失業保険の手続きには、前職の離職票等が必要になってくる為、なるべく受け取っておくことを推奨させて頂きます。

転職先の会社へ提出する書類一覧

01マイナンバー

マイナンバー（個人番号）は、社会保険や雇用保険の手続きで使用しますので、マイナンバーカードの写し（表面・裏面）または住民票など、個人番号が確認出来るものを転職先の企業へ提出します。政府は、健康保険証を2024年秋に廃止予定で、マイナンバーカードと一体化することを発表しました。また運転免許証との一体化の時期についても、予定していた2024年度末から前倒しする方針も示しております。廃止の時期になってもマイナンバーカードを取得していない人に対しては、何らかの対応を検討していくと発表されておりますので、まだお手元にマイナンバーカードをお持ちでない方は、お早めに手続きを行うことをお勧め致します。このように社会保障システム全体のデジタル化は年々加速されていく方向性です。

02雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、健康保険証とは違って在職中に本人が使用する機会がない為、企業側で預かっているケースが多いです。従業員に渡すと紛失の恐れがあることから紛失しないように配慮しております。企業側で雇用保険被保険者証を預かっているケースでは、退職時に渡されて初めて見たという人が多くいらっしゃいます。もし万一ですが、雇用保険被保険者証を無くした場合、前職の事業所を管轄するハローワーク（公共職業安定所）に出向いて手続きを行えば、雇用保険被保険者証を再発行することが可能です。手続きには、被保険者証再交付申請書、本人確認書類、印鑑が必要になります。手続きの詳細に関しては、最寄りのハローワーク（公共職業安定所）にお問い合わせ下さい。

03源泉徴収票

転職先の会社で年末調整に使用する為、必要なものが源泉徴収票です。退職後、前の会社から交付されたら早めに転職先へ提出しましょう。源泉徴収票は、退職日の1ヶ月以内に発行することが決められています。退職日から1ヶ月経っても源泉徴収票が届かない時は、前職の人事、総務、経理等の担当部署にお問い合わせしましょう。また退職した年のうちに転職や再就職をなさらなかった場合は、翌年にご自身で源泉徴収票を使って確定申告をすることになります。例年、確定申告の時期は、2月16日～3月15日までの1ヶ月間が原則で、それぞれの日付が土曜、日曜、国民の祝日、休日にあたる場合は、翌日（または翌々日）の月曜日が期限日になります。尚、本業以外から年間合計で20万円以上の給与や収入を受け取っている場合も確定申告はしなければなりません。

04基礎年金番号のわかるもの

基礎年金番号のわかるものというのは、年金手帳、基礎年金番号通知書になります。基本的に提出する必要はありませんが、企業によっては提出を求められる場合がございますので準備しておきましょう。尚、2022年4月1日以降初めて年金制度に加入する方は、年金手帳ではなく基礎年金番号通知書が交付されます。この法律改正に伴い、年金手帳は廃止となりました。既に年金手帳が交付されている方には、基礎年金番号通知書は交付されません。また2022年4月以降に年金手帳を紛失した場合は、基礎年金番号通知書が交付されることになります。令和5年現在、ほとんどの年金手続きでマイナンバーを利用することができますが、一部の手続き（国民年金保険料の口座振替申出など）ではマイナンバーが利用できない為、基礎年金番号は引き続き必要ですので、引き続き、基礎年金番号が記載されている、基礎年金番号通知書（年金手帳）や年金証書などは、大切に管理下さい。

05扶養控除等（異動）申告書

扶養控除等（異動）申告書は、扶養控除、配偶者控除等を受けるための書類で、扶養家族の有無に関わらず、提出が必要になる書類です。指定の用紙に必要事項を記入して提出しますが、障害者手帳を保持している方とっては、障害者控除を受けるにあたり、必要になる申告書ですので、忘れずに申告しましょう。また障害者控除は、障害者手帳を交付されていない方、具体的には手帳を申請中の方、手帳交付が無い身体障害者7級の方、医師の診断書のご用意が可能な方でしたら、扶養控除等（異動）申告書の申告は可能になっております。

06健康保険被扶養者（異動）届

健康保険被扶養者（異動）届は、被扶養者（扶養家族）がいる場合に必要な書類です。必要事項を記入して提出しますが、その際は被扶養者全員のマイナンバーも必要となりますので、事前に対象者のマイナンバーを控えておくと良いかも知れません。また収入証明等の書類提出を求められる可能性もございますので、事前に申請に必要な添付書類も最寄りの市区町村役場や税務署窓口もしくは国税庁のホームページからも入手しておきましょう。

07 給与振込先届出書

給与振込先を申告する書類になりますので、口座情報等の必要事項を記入して提出します。現在は少なくなっておりますが、稀にですが、給与振込先の金融機関が指定されている場合がございますので、念の為、転職先へご確認下さい。特に指示がなければ、日本国内の金融機関でしたら、どちらでも問題ございません。

転職先によっては提出が必要になる書類一覧

01健康診断書

病院が発行する健康診断書が必要になるケースがございます。指定医療機関にて健康診断を受けるパターンや指定医療機関以外で健康診断を受診するパターンもございます。指定医療機関以外で特段検査内容が求められていない場合は、一般的な入社前健康診断の検査内容を医療機関で受診して頂ければ問題ございません。またその際、領収書を受け取ることも忘れないようにご注意下さい。

02入社承諾書、入社誓約書

入社承諾書は、履歴書、職務経歴書の内容に虚偽がないことや、就業条件等の確認、その内容に関して承諾する書類になります。入社誓約書に関しては、会社との約束で署名すれば法的効力を生じるため破った場合、何らかしらのペナルティーを受ける場合もございます。しかし、その内容がそもそも違法の場合やご本人の意に反して強要された誓約書の効力は、無効なケースもございますので、ご安心下さい。

03身元保証書

入社にあたり身元保証人を立てる必要がある場合に提出します。親族などの氏名、住所、緊急連絡先を明記のうえ、提出することが多いです。事情により疎遠や不仲の場合は、企業様とご相談のうえ、可能な範囲で申請して頂ければ大丈夫です。

04免許や資格の証明書

転職先で免許や資格が求められる場合、事実確認できる証明書の提出を求められます。尚、一般的に資格手当が付与される会社に関しては、証明書の原本もしくはコピーの提出を求められることが多いです。

05卒業証明書

一般的に中途採用では卒業証明書の提出依頼は求められませんが、第二新卒や一部の企業様では求められることはございますので、事前に準備下さい。また学校の統廃合がある場合もございますので、事前に下調べをしておくことをお勧め致します。

退職後の手続き「やることリスト」（転職先が決まっていない場合）

やることリスト	期限	窓口
雇用保険の基本手当の申請	できるだけ早く	ハローワーク（公共職業安定所）
国民健康保険の加入（健康保険の任意継続手続き）	退職後14日以内（退職後20日以内）	市区町村の役場（お住まいの住所地を管轄する協会けんぽ支部へ「任意継続被保険者資格取得申出書」を提出下さい。健康保険組合に加入していた方は、健康保険組合にて手続きをします。）
国民年金の切り替え	退職後14日以内	市区町村の役場
住民税の納付	退職の翌月1 1：住民税の納付は退職と入社のタイミングで納付方法が異なります。【例】1月から5月までの「転職で特別徴収継続以外」の退職者は、原則、一括徴収となることが多いです。最終月の給与で控除ができない場合、普通徴収へ切り替えます。特別納税とは・・・前年度の所得から算出された住民税を12分割し、毎月の給与から天引きしていきます。	市区町村の役場一括徴収とは・・・12分割された住民税のうち、未納分を一括で支払う方法です。例えば退職日が1月1日から4月30日の場合、退職月から5月分までの残額があります。1月に退職したのであれば、2月～5月分までの住民税が、3月に退職したのであれば3月～5月分が残額となるのですが、それを一括で支払います。また、退職日が5月1日から5月31日となる場合は、住民税の残額は5月分のみとなるため、通常通り最終給与から特別徴収として処理されます。普通徴収とは・・・転職後の特別徴収の継続や退職後の一括徴収を選択しなかった場合、自動的に特別徴収から切り替わります。納税時期が近づくと、住所地の自治体から普通徴収の通知が届くようになります。但し分割といっても12分割だった特別徴収とは違い、3カ月ごとの4分割となる為、1回あたりの納税額が大きくなります。
所得税（確定申告が必要な場合）	退職の原則翌年2月16日から3月15日まで（確定申告期）	お住まいの住所地を管轄する税務署

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